Privacybeleid

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is Wittezaele Solutions Comm.V., handelend onder de merknaam Impaxo, met zetel te Oudstrijderslaan 7, 8610 Kortemark, België, ingeschreven onder BTW BE 0651.735.872.

Voor alle vragen over dit beleid of over je gegevens kan je terecht bij Ben Wittezaele, via het contactformulier op deze site of via hallo [at] impaxo.be. Je krijgt antwoord binnen dertig dagen, in de praktijk sneller.

Impaxo heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Dat is voor een onderneming van deze grootte en met deze verwerkingen niet verplicht.

Welke gegevens verwerken we?

Wanneer je het contactformulier gebruikt

• Je naam en de naam van je bedrijf
• Je e-mailadres en, als je het invult, je telefoonnummer
• De grootteklasse van je organisatie
• De omschrijving van wat je wil oplossen
• Datum en tijdstip van verzending

Wanneer je een gesprek boekt

De boekingsmodule van Calendly verwerkt je naam, e-mailadres, gekozen tijdslot en de antwoorden die je bij de boeking invult. Calendly treedt daarbij op als verwerker en heeft ook eigen verwerkingen als verantwoordelijke; hun beleid is van toepassing op die laatste.

Wanneer je klant of prospect bent

• Contact- en facturatiegegevens van je organisatie
• Correspondentie en gespreksverslagen
• Projectdocumentatie en scope-afspraken
• Gegevens die nodig zijn voor de boekhoudkundige verwerking

Wanneer je de website bezoekt

Serverlogs met je IP-adres, browsertype, opgevraagde pagina en tijdstip. Die logs dienen voor de beveiliging en de technische werking van de site en worden niet gebruikt om je te profileren.

Wanneer we je zelf contacteren

Voor prospectie gebruiken we zakelijke contactgegevens uit publieke bronnen: je bedrijfswebsite, je LinkedIn-profiel, sectorpublicaties of een gesprek op een event. Het gaat om naam, functie, werkgever en zakelijk contactgegeven. Wil je niet gecontacteerd worden, dan volstaat één bericht en verwijderen we je uit onze lijst.

Waarom en op welke grondslag?

• Om je vraag te beantwoorden en een voorstel te doen. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang bij precontractueel contact.
• Om een project uit te voeren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Om te factureren en de boekhouding te voeren. Grondslag: wettelijke verplichting.
• Om de site en onze systemen te beveiligen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Om je te informeren over ons aanbod, als je daarvoor toestemming gaf. Grondslag: toestemming, die je op elk moment kan intrekken.
• Om ondernemingen te contacteren over ons aanbod. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij zakelijke prospectie, met een verzetrecht dat we onmiddellijk uitvoeren.

Impaxo verkoopt geen gegevens en neemt geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen voor jou.

Hoe lang bewaren we ze?

• Berichten via het contactformulier die niet tot een samenwerking leiden: maximaal twee jaar na het laatste contact.
• Klantendossiers en correspondentie: zeven jaar na het einde van de samenwerking, in lijn met de boekhoudkundige bewaarplicht.
• Facturen en boekhoudstukken: zeven jaar, zoals wettelijk vereist.
• Serverlogs: maximaal twaalf maanden.
• Prospectiegegevens: maximaal twee jaar na het laatste contact, of onmiddellijk bij verzet.
• Gegevens verwerkt op basis van toestemming: tot je die intrekt.

Met wie delen we ze?

Impaxo werkt met een beperkt aantal dienstverleners die als verwerker optreden. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten. Het gaat om categorieën zoals:

• de hostingpartij van deze website en van onze mailomgeving
• de boekingsmodule voor gesprekken
• het boekhoudpakket en het sociaal secretariaat, waar van toepassing
• de vaste poule developers die aan projecten werkt, en dat enkel voor de gegevens die het project vereist
• aanbieders van AI-modellen die in een project worden ingezet

Bij AI-projecten wordt per case vastgelegd welke gegevens naar welk model gaan, of die gegevens gebruikt mogen worden voor training (in onze contracten: neen) en waar ze verwerkt worden. Die afspraken staan schriftelijk in de projectdocumentatie, voor de bouw begint.

Overheden en gerechtelijke instanties krijgen enkel gegevens wanneer daar een wettelijke verplichting tegenover staat.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Impaxo kiest waar mogelijk voor Europese hosting of on-premise oplossingen. Wanneer een dienstverlener toch buiten de EER verwerkt, gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van de standaardcontractbepalingen, aangevuld met technische maatregelen.

Voor projecten met bijzonder gevoelige data bekijken we samen een opzet waarbij gegevens de Europese Unie niet verlaten. Dat is technisch haalbaar en wordt in de scope-fase besproken.

Hoe beveiligen we ze?

• versleutelde verbindingen voor de website en alle mailverkeer
• toegang tot dossiers op basis van rollen, met tweestapsverificatie waar de dienst dat toelaat
• geen gevoelige klantdata in ongecontroleerde AI-tools
• schriftelijke afspraken over data-flow, toegangsrechten en bewaartermijn per project
• periodieke controle van wie tot wat toegang heeft

Welke rechten heb je?

• inzage in de gegevens die we van je hebben
• verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens
• verwijdering, wanneer er geen wettelijke bewaarplicht tegenover staat
• beperking van de verwerking
• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• overdraagbaarheid van de gegevens die je zelf hebt aangeleverd
• intrekking van je toestemming, zonder gevolgen voor wat daarvoor gebeurde

Je oefent die rechten uit via hallo [at] impaxo.be. We vragen mogelijk een bijkomend gegeven om te controleren dat de vraag van jou komt.

Ben je niet tevreden met de manier waarop we je vraag behandelen, dan kan je klacht neerleggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Gegevens van jouw klanten in een AI-project

Verwerkt Impaxo in een project persoonsgegevens waarvoor jij verantwoordelijk bent, bijvoorbeeld gegevens van je klanten, gasten, leveranciers of medewerkers, dan treedt Impaxo op als verwerker en jij als verwerkingsverantwoordelijke. Dit privacybeleid geldt dan niet voor die gegevens.

Voor die verwerking sluiten we een verwerkersovereenkomst. Daarin staat welke gegevens worden verwerkt, met welk doel, hoe lang, welke subverwerkers en welke AI-modellen worden ingezet, waar de verwerking gebeurt, en welke beveiligingsmaatregelen gelden. In onze contracten met modelaanbieders is training op jouw data uitgesloten.

Die afspraken worden schriftelijk vastgelegd voor de bouw begint, niet erna.

Als er iets misgaat

Bij een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens beoordeelt Impaxo het risico, beperkt de schade en documenteert wat er gebeurde. Waar de wet dat vraagt, melden we de inbreuk binnen tweeënzeventig uur na kennisname aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, en brengen we de betrokkenen op de hoogte.

Gaat het om gegevens waarvoor een klant verantwoordelijk is, dan brengen we die klant onmiddellijk op de hoogte met alles wat hij nodig heeft om zijn eigen meldplicht te vervullen.

Cookies en fonts

Deze website plaatst zelf geen analytische of marketingcookies. Wat er wel gebeurt, en welke keuze je daarin hebt, staat in het cookiebeleid.

Wijzigingen

Dit beleid wordt aangepast wanneer onze verwerkingen of de wetgeving veranderen. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan. Bij een wijziging die je rechten wezenlijk raakt, brengen we bestaande klanten actief op de hoogte.